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淺議怎樣提高企業公文處理水平

來源:論文聯盟  作者: [字體: ]

淺議怎樣提高企業公文處理水平

長期以來,各級企業在公文處理方面都出臺了一系列的管理辦法和規定,有力促進了公文處理工作的規范化、程序化,積極穩妥的推進了企業改革、發展、穩定工作。新的形勢對公司公文運行管理提出了更高的要求,公文處理如何做到“服務領導決策,服務機關工作,服務基層發展”,已成為辦公室工作的重中之重。
  一、目前公文管理存在的問題
  部分單位文書人員不固定、導致收文不及時或者文件流失;文書人員請假工作不交接,延誤工作;文書人員收文不及時、導致領導接收信息滯后;來文登記信息不全面、臺賬不完整;傳閱過程中文書人員對文件運行狀態不掌握,不能及時反饋信息;部分辦公室人員對督察督辦沒有概念,致使文件辦理過程無限延長;文件歸檔存放情況不統一,存在安全風險;部分人員保密意識不強,公文辦理不符合保密規定。
  二、公文管理應對措施和要求
  公文處理工作量大、面廣、頭緒多,稍有不慎就會出現紕漏。本文就如何提高化工集團的公文處理水平,認為應該做好以下五個方面。
  1.夯實基礎,嚴謹規范地做好文件的登記工作。
  公文處理要堅持集中統一的管理原則本文由論文聯盟http://www.vxsdm.club收集整理,這就要求各單位文書人員一定要嚴把收文關口,文書人員一般均身兼數職,日常瑣碎工作較多,但機要工作是辦公室工作的重中之重,必須認真做好文件的簽收登記工作,要求文件管理人員要每隔2小時查收一次文件系統。無論是公司下發的通知、平級單位發來的函件、地方政府發來的文件,還是下屬單位報送的請示、報告,都應統一按照文件管理來辦理,做到專人來統收、統辦、統管,以便于規范管理、查閱利用。
  2.把握批示,科學有效地做好文件的傳閱工作。
  公文處理工作一定要講程序,講規范,這是公文嚴肅性和權威性的體現,公文的運行管理必須嚴格按照管理辦法嚴格按照程序辦事。
  為便于領導更好地批示,文書人員要根據實際情況需要做好文件的分類疊放工作。就是要把來文按一定的類別、一定的內容擺放在一起呈領導閱批。一般將最重要的文件放在上面,依次類推。那么哪些文件是最重要的呢?標準是什么?這就需要文書人員必須先閱讀一下文件的內容,將那些與本單位有直接關系的文件放在最上面,而那些關系不大的文件放在最后。在處理過程中,要準確理解領導批示意見,凡是批示意見中涉及到的領導和部門要一一傳閱到位,不能隨意簡化傳閱程序或擴大傳閱范圍。
  3.講究時效,靈活多樣地做好文件的催辦工作。
  公文在傳遞、辦理過程中,都有明確嚴格的時效要求。一般文件應在收文2小時內送辦公室主任閱批,當日內按照閱批意見及時分送領導和相關部門傳遞,緊急文件隨到隨辦,普通件3個工作日內辦結,公司各單位的請示、報告事項5個工作日內答復,傳閱件7個工作日內閱批結束,并及時將辦理結果返回辦公室。
  “及時”是確保公文處理工作時效性的基本前提。文件傳閱時,要隨到隨辦,不積壓、不拖拉、不誤事,這是公文處理工作時效性的最基本要求。
  4.嚴細認真,善始善終地做好文件存放和歸檔工作。
  公文辦完后,文書人員要將文件有序、歸類存放,一般按照發文字號來分類,按照發文順序來排序。一些涉及到本單位改制的、單位名稱更換的、重大決策的可以單獨保存,這樣查找起來比較方便;還有一些將來要歸檔而且利用率較高的文件,也可復印多份或掃描成電子版存放于電腦里,以備查取。文件保管要注意防火、防潮、防蛀,涉密文件要專柜存放。年終根據文書立卷、歸檔的有關規定,及時分類整理,定期向檔案部門移交。歸檔工作是公文處理的最后環節。文書人員要站在對歷史負責的高度,認真做好每份文件的歸檔工作。
  5.嚴守保密,認真細致地做好文件的安全保密工作。
  在機關公文運行中, 經常涉及到一些秘密事項的內容,文書人員要嚴格按照《中華人民共和國保密法》的要求,積極做好涉密文件的各個環節工作。嚴格按照文件自身的保密要求和閱知范圍進行傳閱,對于密字文件,除有特別注明傳閱范圍外,一般傳閱至領導班子成員。領導批示確需部門閱辦的,要嚴格控制傳閱范圍,并做好保密工作。不得擅自復印涉密文件,泄露文件內容。涉密文件傳閱過程中,每天的下班前文書必須收回到辦公室,保存在涉密文件柜,不能在出現在外過夜情況,在整個文件運行和處理中要妥善保管。
  總之,提高公文處理水平,需要在實踐中不斷地摸索,要多總結、多鍛煉,做到腿勤、手勤、腦勤,要有強烈的責任感和事業心,任何一點隨意性,任何一點主觀臆斷,任何一點粗心大意,都可能會造成失誤,甚至會給企業造成重大損失。搞好公文運行管理,提高公文辦理質量和效率,是辦公室“以文輔政”和“以文立室”的要求,也是長慶油田實施依法治企、合規管理,實現有質量、有效益、可持續發展對辦公室工作提出的必然要求。

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